Dalam ilmu manajemen kontemporer, meeting menjadi satu hal yang banyak dihindari, terutama karena banyaknya waktu yang terbuang pada prosesnya. Bapak manajemen Modern Peter Drucker bahkan berkata bahwa bila 25% waktu kerja dihabiskan dengan meeting, berarti ada yang salah dengan sistem manajemen organisasi tersebut.

Namun demikian, dalam kadar yang tepat, tidak bisa disangkal juga bahwa meeting merupakan salah satu tool manajemen paling efisien dan efektif dalam mengatasi dan mencegah masalah. Karenanya, struktur meeting perlu disusun rapi agar waktu yang digunakan tidak terbuang percuma. Dari sekian banyak jenis meeting (termasuk brainstorming meeting, team-building meeting, information sharing meeting dan lainnya), Andrew S. Grove dalam bukunya High Output Management mengungkapkan ada 2 jenis meeting yang perlu dilakukan oleh seorang manajer.

Mission-Oriented Meeting

Sesuai namanya, mission-oriented meeting dilakukan untuk memecahkan masalah tertentu, yang biasanya memiliki definisi masalah yang jelas, timeline yang jelas, dan tujuan yang jelas. Meeting jenis ini cenderung spontan dan dilakukan saat masalah atau gejala masalah sudah terlihat.

Dengan adanya aplikasi chat pendukung seperti Slack atau Whatsapp, meeting seperti bisa dilakukan tanpa perlu bertemu. Saya pribadi lebih senang menggunakan Whatsapp untuk memecahkan persoalan. Setiap kali ada hal yang membutuhkan solusi cepat, saya segera membentuk group yang diberi label SEMENTARA – Nama Opportunity/Masalah dan hanya mengumpulkan tim saat diperlukan. Pada waktu-waktu tertentu, saya hanya perlu mencari kata “SEMENTARA” di Whatsapp saya untuk mencari pembicaraan yang perlu di-followup.

whatsapp-image-2016-10-17-at-8-17-08-pm

Process-Oriented Meeting

Process-Oriented Meeting adalah meeting yang dilakukan dengan tujuan mencari opportunity dan mencegah masalah sebelum terjadi. Meeting seperti ini perlu dilakukan secara rutin dan berulang-ulang sebelum kelihatan hasilnya. Contoh process-oriented meeting adalah meeting one-on-one (empat mata) yang dilakukan antara manajer dan anggota tim.

Meeting dilakukan karena sebagian besar orang cenderung enggan mengungkapkan masalah di depan umum. Dengan meeting empat mata di ruang tertutup, opportunity dan masalah yang tadinya tersembunyi bisa muncul dan tampak. Bahkan seringkali muncul opportunity yang tidak terduga saat meeting berjalan. Kunci dari keberhasilan meeting ini adalah keterbukaan dua pihak yang berbicara serta tingkat privasi yang tinggi dari meeting tersebut.

Konklusi

Agar berjalan efektif dan efisien, meeting perlu dilakukan secara terstruktur, bukan berdasarkan “wangsit” dan mood manajer. Dari sekian banyak meeting, hanya ada dua jenis meeting yang esensial dilakukan manajer: Mission-Oriented Meeting dan Process-Oriented Meeting. Sisanya bisa diminimalisir, bahkan bila perlu dihilangkan.

Iklan